Vivimos en un mundo demasiado agobiante, demasiado rápido y siempre pensando en el límite de tiempo para poder entregar los trabajos.
La vida es demasiado corta y debemos pensar a la “velocidad de la vida”.
En este post quería escribir sobre la importancia que tienen los hoy llamados vendedores comerciales y de las reuniones que se tienen desde la Dirección Comercial con ellos.
Aunque hay muchos tipos diferentes de reuniones, nos vamos a centrar en las “comerciales”, que suelen ser periódicas y necesitan actualizar toda la información de una reunión a la siguiente.
Por otro lado, es muy normal que todos pensemos que las reuniones son largas, no muy bien preparadas (ésta es la clave) y por tanto muy poco productivas. Urge por tanto cambiar esta dinámica.
Estas reuniones son la única oportunidad de sentir que somos un equipo y además se refuerza mucho la identidad de grupo, es decir, sirven para transmitir un mensaje de fuerza y unidad. El inconveniente es que se vuelven rutinarias, por lo que es muy fácil olvidar cuál es su objetivo principal y perder el norte.
Es necesario hacer un esfuerzo por animar la reunión y ayudar al equipo planteando preguntas como ¿Qué hacemos aquí?…y además de los datos que se aborden otras cuestiones como ¿Por qué retrasamos los plazos de entrega? ¿Por qué perdemos clientes?…y no nos perdamos hablando de cuestiones menores.
Para empezar, en cualquier reunión tenemos que definir un objetivo, no se puede obviar. Definirlo hará que ahorremos mucho tiempo, incrementaremos los beneficios de la empresa y la satisfacción del cliente, rebajamos costes e incrementaremos productividad y finalmente conseguiremos terminar el año con los objetivos presupuestados.
Después de tener definido el objetivo, se hace necesario elaborar un “orden del día” que los participantes deben recibir con antelación para que tengan tiempo de leer la documentación y una vez en la reunión, se vaya al grano. Una buena orden del día nos permitirá aprovechar mejor el tiempo y sacar partido a los debates; se acabaron las discusiones eternas que no conducen a nada…¿cómo lograrlo?
- Una reunión de trabajo no debería durar más de 1,5 horas. Más tiempo perdemos capacidad de concentración.
- Si es necesario reduce el número de puntos del orden del día.
- Lo urgente lo primero.
- Reúne los asuntos por grandes temas para que los asistentes no tengan que cambiar demasiado de enfoque.
Lo dicho anteriormente son consideraciones logísticas, pero hay que tener también en cuenta los factores psicológicos:
- Las personas están más atentas y creativas al principio que al final de la reunión. Por eso las ideas brillantes y creativas deben ir al principio de la reunión.
- Pasados los 15-20 minutos primeros, se produce una reducción de atención y entonces es buen momento para introducir temas que produzcan reacciones fuertes y para que se interesen las personas por él a pesar del cansancio mental.
- Se debe terminar con un tema que potencie la unidad, que hable sobre una causa común.
Hay mucha documentación al respecto de cómo llevar una reunión, pero este no es el objeto de este post…
Yo me quiero detener en qué información es necesaria conocer para el desarrollo de una buena reunión comercial que vaya encaminada a transformar a los vendedores en realmente lo que deben ser, asesores-consultores que conozcan muy bien al cliente. Esto nos hará incrementar la productividad y por tanto incrementar las ventas.
¿Qué datos le son necesarios al Director Comercial para el desarrollo positivo y claro de la reunión, que vaya encaminado a lo anterior?
¿Tienen todas las empresas la información organizada que se necesita?…la respuesta es que la mayoría tienen la información de “aquella manera” y “a trancas y barrancas” se van defendiendo con ella…sacando excel de aquí y de allá…utilizando los datos que aporta cada ERP y complementando cada empresa con diferentes programas similares al POWER BI.
Lo que quiero decir es que para preparar la información necesaria, necesitamos acudir a mucho tiempo de elaboración de los datos y poder elaborar un Cuadro de Mando Único.
Lo que se hace imprescindible es mejorar la visibilidad de los datos para con ellos tomar decisiones encaminadas a realizar acciones comerciales así como dejar la trazabilidad de las mismas.
Parece mentira que a estas alturas de siglo no se tengan, por parte de la mayoría de las empresas, la información ordenada y los datos preparados con el poco trabajo que cuesta y la pequeña inversión necesaria.
En estos momentos ya existe en el mercado una herramienta de este tipo que utiliza una metodología de gestión apoyada en inteligencia artificial, que convierte los datos en conocimiento útil para la toma de decisiones (EXECUTION PRO).
El Sector Eléctrico necesita profesionalizar la gestión de los comerciales, convirtiéndolos en asesores-consultores, haciéndolos altamente productivos con el objetivo puesto en el incremento de volumen de ventas.
Que seáis buenos!!!
